Pour une entreprise, surveiller les impayés des clients est primordial. En effet, une facture non payée peut causer des difficultés de trésorerie et aura un impact sur la santé financière de l’entreprise. Il devient alors nécessaire d’envoyer des lettres de recouvrement. Mais comment les créer ?
À quoi sert une lettre de recouvrement ?
Également appelée lettre de relance, la lettre de recouvrement est un courrier qui sera envoyé à un client dans le cas où celui-ci n’a pas payé ses factures. Elle a pour principal but de rappeler au client son obligation de payer et de l’inciter à se libérer de sa dette.
Quelles sont les informations utiles à mentionner dans une lettre de recouvrement ?
Il est important d’écrire une lettre de recouvrement clair contenant toutes les informations nécessaires de vos impayés pour booster vos chances d’avoir vos paiements. Cette lettre de recouvrement doit contenir les mentions suivantes :
Le numéro de la facture ainsi que sa date d’édition.
La date d’échéance c’est-à-dire la date à laquelle la facture aurait dû être payée.
Le produit, le service pour lequel le paiement est sollicité.
Le montant total de la facture à payer incluant les pénalités de retard s’il y en a.
Une demande de paiement le plus tôt possible.
Mais vous pourriez également ajouter une copie de la facture en envoyant la lettre.
Comment bien rédiger sa lettre de recouvrement ?
Pour bien rédiger une lettre de relance, nous vous conseillons d’aller droit au but afin d’éviter les incompréhensions. Utilisez un ton courtois et n’oubliez pas d’être poli et ferme dans les phrases que vous utiliserez. En effet, le client doit comprendre que la demande est sérieuse, sans reproche d’agressivité.
Vous pourriez également mentionner les conséquences en cas de non-paiementsans menacer le client. Et s’il s’agit d’une seconde lettre de relance, vous pourriez préciser que vous allez recourir aux démarches judiciaires si le client persiste à ne pas payer.
Nous vous conseillons également d’envoyer la lettre avec un accusé de réception. En effet, cette traçabilité est très importante car elle peut être utilisée comme preuve au cas où vous devrez passer par la procédure judiciaire.